GESCHÄFTSORDNUNG

Stand: 06.07.2017

Allgemeines

Zweck dieser Geschäftsordnung ist die Ergänzung der Satzung sowie insbesondere deren Ausführung soweit die Tätigkeit des Vorstands betroffen ist.

Diese Geschäftsordnung umfasst die Geschäftsordnung des Vorstands, außerdem eine Regelung für Ehrungen und Auszeichnungen sowie eine Regelung über die Eingehung von Verbindlichkeiten und Verpflichtungen jeder Art.
Bestandteile der Geschäftsordnung sind darüber hinaus alle Arbeitsrichtlinien des Vorstands, der Abteilungen, Gruppen und Sachgebiete sowie die Benutzungs- und Hausordnung für das Wanderheim auf dem Großen Feldberg. Die genannten Arbeitsrichtlinien und weiteren Regelungen dürfen nicht im Gegensatz zur Satzung und den übrigen Bestimmungen der Geschäftsordnung stehen.

Satzung, Geschäftsordnung sowie deren Bestandteile sind jedem Mitglied auf Anforderung auszuhändigen.

Wird durch Beschluss der Mitgliederversammlung die Satzung geändert, muss der Vorstand die Geschäftsordnung und deren Bestandteile unverzüglich entsprechend anpassen.

Der Vorstand setzt sich aus den in der Mitgliederversammlung gewählten Vertretern des geschäftsführenden und des erweiterten Vorstands zusammen.
Falls ein oder mehrere Vorstandsmitglieder vorübergehend oder auf Dauer ausfallen und nicht vertreten werden können oder falls eine oder mehrere Positionen bei Neuwahl nicht besetzt werden können, ändert dies nichts an der Beschlussfähigkeit des Vorstands. Falls der Ausfall dauerhaft ist oder falls eine Neuwahl fehlschlägt, ist aber ehestmöglich, d.h. In der nächsten Mitgliederversammlung, eine Neuwahl und Neubesetzung der betreffenden Position(en) anzustreben.

Dies vorausgeschickt gibt sich der Vorstand die nachstehende Geschäftsordnung für seine Tätigkeit einschließlich Regelungen für Ehrungen und Auszeichnungen sowie Eingehung von Verbindlichkeiten und Verpflichtungen jeder Art.

§ 1 Sitzungen

Vorstandssitzungen finden regelmäßig einmal im Monat statt, und zwar am letzten Mittwoch eines jeden Monats. Abweichungen hiervon sind in der vorausgehenden Vorstandssitzung zu beschließen. In Ausnahmefällen können auf Antrag eines Vorstandsmitglieds weitere Sitzungen einberufen werden. Der Antrag muss begründet sein und die im Rahmen der Vorstandssitzung zu besprechenden Beschluss- und Beratungsgegenstände im Einzelnen benennen.
Auch der geschäftsführende Vorstand ist berechtigt, außerordentlich zu tagen, wobei aber die Entscheidungskompetenz des Gesamtvorstands keinesfalls übergangen werden darf.

Der Vorstand legt die Termine für die turnusmäßigen Vorstandssitzungen jeweils zu Beginn des Jahres für das laufende Jahr fest.

Die Vorstandsmitglieder sind zur Teilnahme an den Sitzungen verpflichtet. Bei Nichtteilnahme muss dem 1. Vorsitzenden rechtzeitig eine Entschuldigung vorgelegt werden, was auch per E-Mail erfolgen kann.

§ 2 Tagesordnung

Die Tagesordnung wird von dem 1. Vorsitzenden in Zusammenarbeit mit dem 2. Vorsitzenden aufgestellt.

Die Tagesordnung muss alle Anträge der Vorstandsmitglieder enthalten, die bis 7 Tage vor der Sitzung beim 1. Vorsitzenden eingegangen sind.

Die Tagesordnung ist den Vorstandsmitgliedern spätestens 3 Tage vor dem Sitzungstermin schriftlich mitzuteilen, was auch per E-Mail möglich ist. Grundsätzlich erfolgt die Übermittlung jedoch durch Einlegung in das Postfach des Betreffenden in der Geschäftsstelle und gilt damit als bewirkt.

§ 3 Vertraulichkeit / Öffentlichkeit

Die Sitzungen des Vorstands sind nicht öffentlich.

Der Vorstand kann mit einfacher Mehrheit über die Zulassung weiterer Personen zur Sitzung entscheiden.

§ 4 Sitzungsleitung

Die Sitzungen des Vorstands werden vom 1. Vorsitzenden geleitet. Ist der 1. Vorsitzende verhindert, leitet der 2. Vorsitzende die Sitzung.

§ 5 Beratungs- und Beschlussgegenstände

Gegenstand der Beratung und Abstimmung sind nur die in der Tagesordnung festgelegten Punkte.

Angelegenheiten, die nicht in der Tagesordnung enthalten sind, werden zur Beschlussfassung nur zugelassen, wenn alle anwesenden Vorstandsmitglieder zustimmen. Andernfalls können sie zur Beratung zugelassen werden, wenn die einfache Mehrheit der anwesenden Vorstandsmitglieder zustimmt.

§ 6 Beschlussfassung

Zur Abstimmung sind nur die in den Vorstandssitzungen anwesenden Mitglieder des Vorstands berechtigt. Eine Stimmrechtsübertragung ist ausgeschlossen.

Über die Form der Abstimmung bestimmt der Sitzungsleiter.

§ 7 Niederschrift

Über Vorstandssitzungen ist ein Sitzungsprotokoll zu fertigen. Das Protokoll muss umfassen: Datum und Uhrzeit der Versammlung, eine Namensliste der Teilnehmer, die Feststellung der Beschlussfähigkeit, die Tagesordnung, Anträge zur Tagesordnung, die Beschlüsse unter Angabe des Abstimmungsergebnisses. Auf Verlangen von Vorstandsmitgliedern müssen abgegebene Erklärungen in das Protokoll aufgenommen werden.

Das Sitzungsprotokoll ist vom Versammlungsleiter und vom Protokollführer zu unterzeichnen.

Jedem Vorstandsmitglied ist eine Abschrift des Sitzungsprotokolls zu übermitteln. Die Übermittlung kann auch per E-Mail erfolgen. Sie gilt jedoch mit der Einlegung in das Postfach des Betreffenden in der Geschäftsstelle als bewirkt.

Gegen den Inhalt des Protokolls kann jedes Vorstandsmitglied innerhalb von 2 Wochen nach Zustellung schriftlich Einwendungen erheben. Über Einwendungen wird in der nächsten Vorstandssitzung entschieden. Sollten bis zum Ablauf der Frist keine Einwendungen erhoben werden, gilt das Sitzungsprotokoll als genehmigt.

§ 8 Regelungen für Ehrungen und Auszeichnungen

Der Verein ehrt Mitglieder bei Vorliegen der nachstehenden Voraussetzungen.

An langjährige Mitglieder vergibt der Verein Ehrennadeln für 25, 40 und 50 Jahre und längere Mitgliedschaft.

Die Ehrenmitgliedschaft kann verliehen werden, wenn langjährige außerordentliche Verdienste um den Verein und seine Ziele gegeben sind. Ehrenmitglieder sind beitragsfrei und haben das Recht – allerdings ohne Stimmrecht – an den Vorstandssitzungen teilzunehmen.
Die Ernennung zum Ehrenmitglied erfolgt wegen der Bedeutung des Vorgangs dergestalt, dass der Vorstand das zu ehrende Mitglied der Jahreshauptversammlung vorschlägt und diese hierüber abstimmt.

Für Verdienste im Rahmen seiner Zielsetzung kann der Verein Ehrenteller, Buchgeschenke und dergleichen vergeben.

Mitglieder, die nachweislich an zehn Wanderungen innerhalb eines Jahres teilgenommen haben, erhalten ein Klubabzeichen mit der fortlaufenden Zahl des jeweiligen Wanderjahres.

Der Dachverband – Taunusklub e. V. – ehrt verdiente Mitglieder der einzelnen Zweigvereine nach eigenen Regeln. Das Vorschlagsrecht liegt in diesem Falle beim Vorstand des Vereins (Stammklub).

§ 9 Geldverkehr, Anschaffungen und weitere Rechtsgeschäfte

Anschaffungen sind, auch wenn sie in der Etatanforderung enthalten waren, mit dem Schatzmeister bzw. im Verhinderungsfalle mit dessen Vertreter abzustimmen, wenn sie im Einzelfall einen Betrag von
€ 300,00 überschreiten. In diesem Falle sind Kostenvoranschläge bzw. Konkurrenzangebote einzuholen.
Es ist nicht gestattet, diese Regelung durch Teilrechnungen zu umgehen.

Bei unter € 300,00 liegenden Beträgen können die Abteilungen und Gruppen im Rahmen ihres Etats selbständig handeln. Es ist jedoch erforderlich, den Schatzmeister bzw. ggf. dessen Vertreter zu unterrichten, damit dieser die erforderlichen Mittel bereithält.

Bei sämtlichen Anschaffungen sind ggf. Skonti auszunutzen.

Werden Bestellungen schriftlich getätigt, ist nach Möglichkeit der Briefkopf des Vereins zu verwenden.
Der Schatzmeister muss mitunterzeichnen, wenn der Betrag von € 300,00 überschritten wird.

Aufträge sonstiger Art können von zeichnungsberechtigten Vorstandsmitgliedern auch per E-Mail erteilt werden. Bei Beträgen über
€ 300,00 gilt hinsichtlich der Einschaltung des Schatzmeisters das Vorgesagte.

Warenlieferungen sind nach Eintreffen anhand des Lieferscheins, etwaiger Zeichnungen und der Bestellung auf daraufhin zu überprüfen, ob Umfang und Ausführung der Bestellung entsprechen. Reklamationen haben sofort und in der vorgeschriebenen Form, also u.a. schriftlich, zu erfolgen.

Verbrauchsmaterial kann, wenn der Betrag von € 500,00 nicht überschritten wird, im wirtschaftlich vertretbaren Umfang angeschafft werden.

Für das Eingehen finanzieller Verpflichtungen auf Dauer, z. B. Mietverträge, ist unabhängig von der Höhe und dem Umfang der Verpflichtung – soweit eine Dauer von 6 Monaten überschritten wird – in jedem Falle und ausnahmslos ein Vorstandsbeschluss erforderlich. Dies gilt auch für weitere Verträge jeder Art, auch wenn diese für den Verein keine finanziellen Verpflichtungen begründen. Verträge der genannten Art sind vom 1. und 2. Vorsitzenden zu unterzeichnen. Des Weiteren ist der Schatzmeister in Kenntnis zu setzen, wobei dies schriftlich zu dokumentieren ist.

Vorstehende Geschäftsordnung wurde einstimmig verabschiedet in der Vorstandssitzung vom 27.07.2016.

Die Änderung zur Geschäftsordnung wurde einstimmig verabschiedet in der Vorstandssitzung vom 31.08.2016.